Développement d’une application métier dédiée à l’évaluation et à la dégustation des cafés. La solution digitalise l’ensemble du parcours, de la gestion des échantillons à la validation finale, en s’appuyant sur les standards SCA. Les données sont centralisées, partagées en temps réel et directement exploitables, permettant aux équipes de gagner en efficacité, en fiabilité et en traçabilité.
Problématique & Objectif :
De l’échantillon à la décision : Modernisation de l’analyse et de la dégustation des cafés
L’évaluation de la qualité des cafés est un processus clé, au cœur des décisions de sourcing et de validation chez Belco. Jusqu’ici, les équipes s’appuyaient sur des outils et des méthodes qui avaient fait leurs preuves, mais qui montraient leurs limites face à des usages en constante évolution et à des exigences croissantes en matière de collaboration, de tracabilité et d’efficacité.
Aujourd’hui l’équipe qualité évalue plus de 150 échantillons par mois et doit se doter d’un outil performant en phase avec leur quotidien et leur croissance.
Pour soutenir le développement de l’activité, Belco a la volonté de repenser ces processus et de créer une application, en s’appuyant à la fois sur les standards de la Specialty Coffee Association (SCA) et sur la réalité du terrain.
Cette refonte a donné naissance à l’application le Lab, conçue comme un véritable levier de performance : gestion des échantillons, analyses physiques et sensorielles, validation des cafés et digitalisation complète du parcours de dégustation.
Les données sont centralisées, l’information est partagée, et les décisions sont plus rapides et plus justes. L’outil est conçu pour accompagner les équipes au quotidien et sublimer la qualité des cafés sourcés par Belco.
Un processus d’évaluation qui atteint ses limites
Avant le projet, le processus reposait sur :
Des comptes rendus individuels réalisés manuellement sur papier, puis retranscrits dans une plateforme
Un outil de ressaisi au design daté, avec un parcours utilisateur peu optimisé.
Des débriefs qui ne mettaient pas en avant les résultats de l’ensemble des dégustateurs.
Un fort volume de saisie manuelle, source de perte de temps et d’erreurs potentielles.
Conséquence : Ce fonctionnement limitait la fiabilité des données, la lisibilité des résultats et la valeur apportée au client final.
Belco exprime un besoin clair :
Une plateforme digitale unique, capable de centraliser l’ensemble des données d’évaluation.
Un outil simple, explicite et performant, utilisable directement sur mobile, pendant les sessions de cupping.
Un système de notation respectant strictement les règles de la SCA, tout en restant fluide à l’usage.
Une délibération finale collective, avec l’affichage clair des avis et notes de chaque participant.
Un résultat transparent, compréhensible et immédiatement exploitable pour le client final, sans retraitement manuel.
Une ambition claire : repenser l’outil d’évaluation des échantillons de café
En s’appuyant sur :
Les règles établies du métier,
La réalité terrain des équipes qualité,
Et les usages digitaux actuels.
L’objectif : Créer une plateforme ergonomique, mobile, interconnectée, qui limite au maximum la ressaisie, remplace définitivement le papier, et accompagne les équipes de plusieurs pays dans un processus exigeant et collaboratif.
Le process :
Le projet a été mené en 3 mois selon une démarche structurée et collaborative. Cette méthode est appliquée par Synako sur tous les projets de développement.
Brief initial pour définir les enjeux, contraintes et idées de parcours.
Conception UX/UI par des designers spécialisés, avec un focus sur la rapidité d’usage en situation réelle et sur mobile.
Ateliers de réflexion et de co-construction avec les équipes métier avec des ajustements continus pour coller aux usages réels.
Tests sur maquettes interactives pour valider les parcours avant les développements
En parallèle, étapes de validation technique par les développeurs
Lancement des développements, suivi de tests progressifs.
Tests finaux utilisateurs en conditions réelles.
Formations pour garantir une adoption rapide
Mise en production et suivi
L’enjeu : rapidement confronter l’équipe qualité à la solution de demain en mettant à disposition des écrans réels.
Une adoption instantanée des équipes
Les points réguliers avec l’équipe qualité et les tests en continu ont permis :
Une adoption progressive de la future solution
Une clarification des règles métier et des calculs liés à l’évaluation des échantillons
Des ajustements continus pour coller à la réalité opérationnelle.
Chaque arbitrage a été guidé par les besoins concrets d’analyse et de pilotage.
Résultat : Dès la mise en production, les équipes ont adopté l’application et généré les premières fiches qualité
Avant
Utilisation du papier pour les dégustations
Une plateforme peu ergonomique.
Beaucoup de saisie manuelle, avec des risques d’erreurs.
Temps perdu sur la retranscription et la consolidation des résultats.
Après
Un support innovant pour la phase de partage des avis (debrief). Les avis de tous les participants sont affichés et la parole ne revient pas à une seule personne
Un outil international unique qui centralise l’ensemble des données. La donnée est directement exploitable
Des résultats stockés, datés et sécurisés.
Un suivi clair des échantillons en fonction de leur statut (à analyser, à déguster, à valider, validé/refusé).
Une fiche qualité café générée automatiquement comme livrable final en version interne et version client.
Une réduction drastique des ressaisies et une meilleure fiabilité des données.
Les fournisseurs sont directement prévenus des décisions par mail au moment de la validation ou du refus de l’échantillon.
Les commerciaux disposent de données fraîches, ce qui permet d’être plus réactif auprès des clients. Le time to market pour afficher la donnée est considérablement réduit.
Les informations sont partagées directement aux équipes via les plateformes internes de vente et de sourcing.
Des outils de BI pour analyser la donnée et mieux piloter
Des dashboards pensés pour une analyse fine et un suivi quotidien de l’activité
L’ensemble des données collectées (notes aromatiques, commentaires, statuts de validation, notes finales) est ensuite exploité dans des outils de Business Intelligence.
Ces données alimentent des tableaux de bord Power BI permettant :
Le suivi de métriques clés (nombre d’échantillons avec leur statut respectif, répartition par pays d’origine, temps moyen de traitement des échantillons, notes aromatiques les plus fréquentes, score moyen selon la gamme)
Une lecture visuelle et synthétique des résultats,
Des analyses comparatives et statistiques pour piloter la qualité dans le temps.
Des données mises à jour automatiquement
Possibilité d’exporter la data depuis Power BI pour projets spécifiques
Dashboards utiles pour le suivi de projets et la prise de décision
La donnée devient un véritable outil d’aide à la décision.
Avant
Des extractions manuelles
Besoin de retraiter la donnée pour faire une analyse
Beaucoup de temps passé pour obtenir des chiffres sur l’activité
Après
Un gain de temps non négligeable
Plus d’extraction manuelle
Une donnée lisible et accessible par toute l’équipe
Des métriques actualisés pour suivre l’activité
Résultat & bénéfice :
Un réel avantage pour les équipes
Grâce à cette plateforme, le processus d’évaluation des cafés ne se contente pas d’être digitalisé : il est transformé en un véritable levier de performance et de coordination.
Le processus est entièrement digitalisé, ce qui permet de remplacer définitivement les manipulations papiers et les ressaisies sources d’erreurs.
Les dégustations et cuppings sont réalisés directement sur mobile, en situation réelle, sans rupture dans le flux de travail.
Les équipes qualité gagnent un temps considérable sur un processus pourtant très rigoureux, en se concentrant sur l’analyse plutôt que sur l’administratif.
La méthode SCA est mieux respectée, car intégrée nativement dans l’outil : les étapes sont guidées, la notation est structurée et les règles sont appliquées de manière homogène. La note finale est toujours juste, pour l’ensemble des équipes en France et en pays d’origine.
L’outil devient un point central de coordination, les décisions sont éclairées et argumentées
Les résultats sont plus lisibles, plus explicites et plus fiables, avec une synthèse automatique qui valorise le travail de chaque dégustateur.
Une plateforme qui connecte les équipes et les agences sur le terrain
Au-delà de l’évaluation, la plateforme devient un point central de coordination :
Elle facilite la collaboration entre les différents laboratoires, en France comme dans les pays d’origine, avec un référentiel commun.
Les résultats sont partagés instantanément avec les équipes sourcing, qui disposent d’une vision claire et consolidée pour orienter leurs décisions.
Les équipes commerciales accèdent immédiatement aux données qualité, sans intermédiaire ni délai, pour répondre plus rapidement aux prospects et clients.
Les fiches qualité mises en ligne offrent une transparence totale pour les clients, renforçant la confiance et la crédibilité de l’offre.
Une traçabilité renforcée sur tout le cycle de vie du café
La plateforme augmente significativement la traçabilité du café, depuis l’évaluation de l’offre, jusqu’à l’embarquement et son arrivée, la qualité du café peut être retracée à chaque étape.
Les données qualité accompagnent toutes les étapes clés du café : les données du LAB deviennent une aide précieuse pour le sourcing, les achats, la vente et l’après-vente.
L’outil devient un référentiel unique et fiable, avec des informations historisées, exploitables et accessibles aux différentes équipes.
La vision globale apportée par l’application permet de prendre de meilleures décisions
Grâce au LAB, Belco est en capacité de donner un véritable niveau de transparence à ses clients et de valoriser cette traçabilité de manière concrète
Un avantage concurrentiel fort
Cette modernisation apporte un gain d’efficacité immédiat, améliore durablement l’expérience des équipes qualité, sourcing et commerciales, et renforce fortement la valeur perçue par le client final.
La plateforme ne se limite plus à un outil d’évaluation : elle devient un socle digital stratégique, au service de la qualité, de la performance et de la transparence.
Avis client : Denis, Directeur Qualité et Formation
Grâce au LAB, nous gagnons en clarté de travail et en organisation, tout en améliorant nos process. Le protocole qualité est renforcé grâce à un suivi par étape plus détaillé, ce qui favorise une meilleure communication, aussi bien au sein des équipes internes qu’avec nos fournisseurs.
C'est un véritable outil organisationnel et de communication. Il nous aide aussi beaucoup en terme d’amélioration continue, le LAB nous stimule à aller plus loin dans les dégustations, et les statistiques de la BI nous aident beaucoup pour les analyses derrière.
Grâce à toutes ces données, demain nous pourrons par exemple analyser la sensibilité des personnes qui dégustent ou encore analyser les descripteurs selon les origines, il y a énormément de possibilités.
Et il faut dire que c'était beaucoup de papier, là où maintenant l’ensemble du parcours est complètement digitalisé
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