Audit & Cadrage
Audit et feuille de route pour la transformation du Système d'Information
Sommaire
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Introduction
Synako a réalisé une mission d'audit et de cadrage d'une durée de 4 mois pour Belco, acteur majeur du sourcing et de la distribution de cafés de spécialité, de cacao et d'accessoires. L'enjeu de cette mission était de structurer la refonte globale de son architecture informatique afin de soutenir ses axes stratégiques de croissance (digitalisation, durabilité et diversification) et de poser les fondations techniques indispensables à l'intégration d'un écosystème de plateformes modernes.
Problématique & Objectif
D'abord, un besoin de diagnostic sur l'efficacité des outils et de l'architecture existante
Expérience collaborateur et productivité interne
Identifier les points de friction et de blocage d'un Système d'Information vieillissant, marqué par des latences et des plantages réguliers. L'objectif était de supprimer les ressaisies manuelles chronophages ainsi que les doublons de données fréquemment constatés entre les achats, les ventes, la gestion et la finance.
Fiabilisation et valorisation de la donnée sourcing
Faciliter la collecte de données directement depuis le terrain par les producteurs et les ingénieurs agronomes (notamment en Éthiopie) afin de valoriser l'excellence et la démarche RSE de Belco face aux labels standards. L'objectif était d'éviter que, « plus on s'éloigne du terrain, plus l'information soit plate », tout en prenant en compte les barrières linguistiques et le partage de contenus riches (photos, vidéos).
Digitalisation de la relation client B2B
Préparer les fondations techniques nécessaires au lancement d'une plateforme e-commerce (eShop & eOrder) destinée aux torréfacteurs et aux acheteurs d'accessoires, tout en garantissant une expérience client fluide, une meilleure autonomie et une traçabilité renforcée.
Parallèlement, une mission de structuration technologique
Découplage et modularité
Analyser le fort couplage et l'enclavement des applicatifs existants (Sage 100, WMS Win-Info...) afin de faire évoluer le SI vers une architecture orientée API. L'architecture cible devait permettre d'intégrer ou de remplacer facilement des solutions du marché (CRM, PIM, CMS e-commerce...) sans perturber le reste du système.
Sécurisation de l'infrastructure
Auditer les faiblesses de l'infrastructure d'hébergement et des accès réseau afin de prémunir l'entreprise contre les risques de cyberattaque et d'interruption de service.
Le process
Etape 1
Audit de l'existant et immersion métier
La mission a débuté par une phase d'observation des usages réels et d'analyse technique afin d'aligner la stratégie du Système d'Information avec les réalités opérationnelles de l'entreprise.
Le constat
Un SI métier robuste mais cloisonné
Les applicatifs en place répondaient aux spécificités métiers de Belco et n'entraînaient pas de perte de données. En revanche, ils souffraient d'un manque d'ouverture et d'interopérabilité.
Une forte friction opérationnelle
Les collaborateurs compensaient les lacunes d'intégration logicielle par un important travail de ressaisie et de mise en cohérence des données, notamment entre les ventes, les achats, la gestion et la finance.
Une vigilance technique accrue
Les choix d'implémentation de l'infrastructure d'hébergement et des accès réseau faisaient peser un risque critique d'interruption de service en cas de cyberattaque.
Des manques fonctionnels stratégiques
Des lacunes importantes de couverture fonctionnelle existaient sur les volets marketing (valorisation de la donnée sourcing) et commercial (absence de CRM et de plateforme e-commerce en libre-service).
Les recommandations
Recentrer l'écosystème digital autour d'un point d'entrée unique (Single Source of Truth) afin d'assister les équipes terrain et la direction marketing.
Prioriser l'ouverture et la cohérence inter-applicative en s'appuyant sur des standards de plateformes évolutifs.
Renforcer rapidement la sécurité de l'infrastructure informatique et de la stratégie de sauvegarde.
Le process
Etape 2
Cadrage de l'architecture cible et de la gouvernance Data
Synako a accompagné Belco dans la définition de sa future cartographie applicative et de son modèle de gouvernance des données.
Les piliers du cadrage
Sélection de solutions du marché (PIM / CRM / CMS)
L'intégration d'un PIM (Akeneo ou Salsify) a été cadrée afin de centraliser, nettoyer et diffuser la donnée produit enrichie (fiches cafés du terrain vers le web). Parallèlement, le déploiement d'un CRM a été défini pour centraliser la donnée client, optimiser le temps des équipes commerciales et automatiser certaines actions.
Mise en place des règles de découplage
Définition de standards d'échange ouverts reposant sur quatre principes de découplage : technique (middlewares universels), temporel (asynchrone par défaut), fonctionnel (applications maîtresses par type de données) et organisationnel.
Fiabilisation de la donnée à la source
Conception de parcours de saisie intelligents (contrôle et pré-remplissage via la base officielle SIRENE) afin de garantir la qualité des données dès leur création.
Le process
Etape 3
Construction de la roadmap et planification des chantiers
Afin d'éviter un effet « Big Bang », les différents chantiers ont été séquencés et priorisés selon leur valeur métier et leur complexité technique.
Priorisation des chantiers
Les projets ont été planifiés en commençant par la sécurisation de l'infrastructure, puis l'intégration du CRM et du PIM, avant le lancement de la plateforme e-commerce.
Modèle opératoire et estimation
Définition de la gouvernance projet ainsi qu'une macro-estimation des délais et des budgets de chaque chantier afin de sécuriser l'exécution de la feuille de route sur deux ans.
Résultat & bénéfice
La mission d'audit et de cadrage menée par Synako a permis de transformer une problématique d'architecture complexe en un plan de transformation clair, concret et directement exploitable.
Alignement stratégique
Une vision commune a été définie et validée par l'ensemble des directions (Sourcing, Achats, Ventes, ADV et Finance) autour de la trajectoire numérique de Belco.
Sécurisation des futurs projets
La définition précise de l'architecture cible et des connecteurs applicatifs a permis de lancer les futurs chantiers CRM et e-commerce en limitant les risques de surcoûts d'intégration et de dérive des plannings.
Valorisation du sourcing et différenciation
Grâce à des outils de collecte simplifiés et à un PIM centralisé, Belco dispose désormais des fondations nécessaires pour valoriser la richesse de ses données terrain et renforcer sa différenciation sur le marché des cafés de spécialité.
Productivité et confort collaborateur
La réduction des plantages, des latences et des ressaisies manuelles permet aux équipes de consacrer davantage de temps à des activités à forte valeur ajoutée.
